Kĩ năng "nói giảm nói tránh" nếu tận dụng hiệu quả sẽ có thể trở thành một kĩ năng "sống còn" nơi công sở:

1. “Cách này đã bao giờ hiệu quả chưa?”

Thay vì câu nói: “Làm thế này không hiệu quả đâu”, "Đừng làm thế chẳng được cái gì cả" -  phủ nhận hoàn toàn ý tưởng của người khác, có rất nhiều cách nói để bạn thể hiện ý muốn người đồng nghiệp nên suy nghĩ lại về phương án của mình. Ví dụ: “Cách này đã bao giờ hiệu quả chưa?” – biết đâu bạn sẽ nhận được lời giải thích hợp lý và hiểu thêm về lý do đồng nghiệp chọn cách làm như vậy.

Cách giao tiếp nơi công sở của bạn đã thực sự hiệu quả chưa? Ảnh: minh họa

2. “Bạn thử nói tiếp đi, nghe thú vị đấy”

Bạn nghĩ cách nói này sẽ sử dụng trong trường hợp nào? Không phải là khi bạn muốn người khác nói tiếp, mà là khi muốn họ dừng lại đôi chút. Thật vậy, lắng nghe và phản hồi là hai yếu tố rất quan trọng khi giao tiếp với đồng nghiệp. Nhưng khi họ đang nói liên hồi, thay vì bạn chỉ gật đầu, nhìn thẳng vào mắt họ suốt cả quá trình mà không tìm ra chỗ nào để “nói xen vào”, hãy thử dừng họ lại bằng việc bày tỏ ý kiến ban đầu của bạn về những gì họ nói.

Một trong những cách ngắt lời khác mà bạn có thể thử đó là nhắc lại ý kiến đồng nghiệp vừa nói theo ý của mình để xem bạn đã thực sự hiểu những gì họ nói chưa. Đừng thô lỗ chen ngang "Từ từ đã" khi người khác đang nói, bạn có thể khiến họ cảm thấy như bị "chặn họng".

3. “Ý của bạn có phải là…”

“Tôi chưa hiểu bạn nói gì cả?”, “Bạn nhắc lại được không?”,… đều có ý “cách bạn diễn đạt thật khó hiểu khiến tôi không thể tiếp nhận được” hoặc “từ nãy đến giờ tôi không chú ý lắm đến những gì bạn nói”. Thật là không dễ chịu chút nào đúng không? Vì vậy, khi bạn chưa hiểu rõ lắm những gì đồng nghiệp nói, hãy thử hỏi “ý của bạn có phải là…”, “tôi hiểu như vậy là… có đúng không?” – để đồng nghiệp có cơ hội giải thích nhiều hơn cho bạn mà không cảm thấy họ đang bị bóc mẽ.

4. “Còn… là đến hạn chót rồi đấy”

Đôi khi, một câu nói chỉ mang tính nhắc nhở nhưng nếu không cẩn thận cũng có thể khiến người khác cảm thấy bị giục giã, áp lực. Khi muốn nói với ai đó là hãy tập trung hơn vào công việc, thay vì “tôi thấy bạn chẳng tập trung gì cả”, “không làm cẩn thận là không kịp hạn đâu”, “bạn phải chú ý hơn đi”,… hãy vừa đủ nhẹ nhàng nhắc họ về thời hạn phải hoàn thành công việc và họ sẽ tự biết điều chỉnh tiến độ của mình cho phù hợp.

5. "Tôi rất muốn giúp bạn, nhưng…"

Một trong những điều khó xử nhất trong giao tiếp chốn công sở là cách nói lời từ chối. Đôi khi, từ chối đúng lúc sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, thay vì cứ ôm đồm tất cả những việc không tên vào mình. Nhưng trực tiếp nói “Không được đâu” hoặc “Tôi không thể...”, hãy thẳng thắn nói rõ lí do của bạn, thể hiện cho đồng nghiệp thấy rằng bạn vẫn sẵn lòng giúp đỡ họ, nhưng bây giờ bạn đang quá bận để có thể làm điều đó. Sẽ chẳng ai nỡ trách bạn với lí do chính đáng cả.

Ngoài ra, bạn có thể đưa ra cho họ những lựa chọn khác mà bạn có thể nghĩ tới. Ví dụ: "Lĩnh vực này tôi không có kinh nghiệm lắm, sao bạn không thử hỏi...", "tôi biết anh A đang tìm người làm cùng việc tương tự thế này, sao bạn không thử cộng tác xem?"...

Biết cách “nói giảm, nói tránh” sẽ không khiến bạn mếch lòng người khác hay mất đi cơ hội gần gũi hơn với đồng nghiệp, thăng tiến trong công việc. “Nói giảm, nói tránh” không phải là tìm cách vòng vo, lấy cớ, mà là tìm cách nói vào trọng tâm nhưng vẫn thể hiện được thành ý xây dựng của bạn, thay vì những lời quy chụp, tiêu cực.