Dù cách sử dụng đơn giản, nhưng bạn cần chút kinh nghiệm để tăng chất lượng và truyền đạt hiệu quả nội dung email đến người khác. Dưới đây là 7 lý do khiến người khác không thích nhận email của bạn và cũng là điều bạn cần khắc phục càng sớm càng tốt.

Kiếm việc làm nhanh chóng tại trang web uy tín careerlink.vn

Quên mất ý nghĩa của câu chào

Nếu là một bức thư mang tính cá nhân và gửi cho bạn bè thì văn phạm sẽ không quá gò bó, nhưng nếu email công việc thì lại là một câu chuyện khác. Đừng khiến người khác nghĩ rằng bạn đang thiếu nghiêm túc, thậm chí là thiếu tôn trọng họ khi chẳng bao giờ nói “xin chào”. Tập bắt đầu bằng các cụm từ quen thuộc “thân chào”, “kính gửi” như những bức thư thư tay. Dù chỉ là một chi tiết nhỏ nhặt nhưng khá quan trọng bạn cần ghi nhớ, đặc biệt là với những email gửi cho cấp trên hay đối tác, khách hàng của công ty.

Đặt chủ đề dài dòng, nội dung không cô đọng

Bạn cần biết rằng mỗi ngày có thể có hàng chục, thậm chí trăm email khác nhau được gửi đến một người. Do đó, một email nếu không có chủ đề rõ ràng thì rất dễ bị bỏ qua. Nhưng nếu bạn đặt chủ đề một cách tùy tiện, dài dòng lê thê thì lại càng gây “ức chế” cho người nhận. Thay vì “gửi anh/chị” ở dòng tiêu đề, thì bạn nên cụ thể hóa và ngắn gọn, ví dụ “Báo cáo cuộc họp abc…”. Và đừng khiến người khác nghĩ rằng bạn đang cố tình phát tán virus với những cụm từ như “xem trong tệp đính kèm, tên tệp newdocument1.docx” ở ngay phần chủ đề email nhé.

“Khủng bố” thư cùng một chủ đề

Chính vì sự trao đổi bằng email rất thông dụng và tiện lợi, nên hộp thư người nhận sẽ trở nên dày lên mỗi ngày. Do vậy, để tránh gây “rối rắm” cho người nhận và có thể khiến họ bỏ sót email, thay vì gửi hàng loạt email mới để bàn luận cùng chủ đề, thì bạn có thể tận dụng chức năng: “Reply/ Reply all/ Forward” . Tập sử dụng đúng các chức năng cần thiết trong hộp thư điện tử để tránh sự khó chịu cho người nhận và giúp cuộc thảo luận được mạch lạc thông suốt.

Chữ ký lê thê, nhiều thông tin không cần thiết

Trưởng phòng Nhân sự CareerLink chia sẻ, chữ ký trong email thực chất chỉ nên đưa các thông tin cần thiết như chức vụ, số điện thoại liên lạc, địa chỉ trang web hoặc tài khoản mạng xã hội nếu có. Người nhận sẽ thấy khó chịu khi bức thư trở nên dài dòng quá mức và trông thiếu chuyên nghiệp nếu bạn đưa thêm vào các nội dung không liên quan khác.

Ngôn từ hoa mỹ, sai chính tả

Tính chất công việc văn phòng cần những email sử dụng ngôn từ đơn giản, mang ý nghĩa rõ ràng. Do đó, bạn đừng cố gắng dùng các từ hoa mỹ màu mè không cần thiết, nhất là khi nói về bản thân. Đặc biệt, bạn cần chú trọng đến chính tả vì điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người nhận. Có thể  gửi email bằng điện thoại khi cần nhưng nhớ kiểm tra lỗi chính tả cẩn thận rồi hãy bấm núi “Gửi”. Ngoài ra, bạn nên xem xét kĩ lại nội dung thư vài lần trước khi gửi, để tránh trường hợp phải gửi thêm một email với nội dung “Tôi xin bổ sung thêm thông tin…”

Phản hồi chậm chạp

Nếu bạn nhận một email liên quan đến công việc thì hãy cố gắng nhanh chóng kịp thời hồi đáp. Nếu chưa thể trả lời ngay vì nội dung cần có thời gian bàn thảo hoặc suy nghĩ, bạn cũng nên sớm phản hồi “Tôi đã nhận được email của anh (chị) và sẽ trả lời trong thời gian…”. Điều đó sẽ khiến người nhận cảm thấy yên tâm và được tôn trọng.

Tương tự, một email báo cáo tóm tắt cuộc họp đầu tuần nên cố gắng gửi sớm trong ngày, chứ đừng để đến cuối tuần những người liên quan mới nhận được.

Lạm dụng email

Email là một công cụ hỗ trợ công việc chứ không phải thứ thay thế hoàn toàn việc giao tiếp. Do đó nếu có những chuyện cấp bách với đồng nghiệp hoặc cấp trên thì hãy chủ động thảo luận trực tiếp hoặc sử dụng điện thoại. “Thời gian là vàng bạc” nên bạn đừng để người khác bực mình bởi phải đọc những email trình bày dài dòng trong khi công việc đang cần sự nhanh chóng, gấp rút.